Politique des comportements non éthiques

1.            Objectif

La présente politique vise à établir un mécanisme clair, confidentiel et sécuritaire permettant à toute personne de signaler un comportement non éthique, illégal ou contraire aux valeurs et aux politiques de l’entreprise.

Elle vise également à :

  • Favoriser une culture d’intégrité et de transparence;
  • Prévenir les inconduites;
  • Assurer un traitement équitable et rigoureux des signalements;
  • Protéger les personnes qui effectuent une déclaration de bonne foi.

2.            Champ d’application

Cette politique s’applique :

  • À tous[tes] les employé[e]s;
  • Aux gestionnaires;
  • Aux administrateurs[-trices];
  • Aux consultant[e]s, fournisseur[e]s et partenaires d’affaires.

3.            Définition d’un comportement non éthique

Un comportement non éthique inclut, sans s’y limiter :

  • La fraude, le vol ou la malversation;
  • Un conflit d’intérêts réel, apparent ou potentiel;
  • Le harcèlement ou la discrimination;
  • Le non-respect des lois et règlements applicables;
  • La violation des politiques internes;
  • L’atteinte à la santé et à la sécurité;
  • L’utilisation abusive des ressources de l’entreprise.

4.            Principes directeurs

L’entreprise s’engage à :

  • Traiter toute déclaration avec sérieux et diligence;
  • Assurer la confidentialité des informations;
  • Permettre, lorsque possible, les signalements anonymes;
  • Protéger le [la] déclarant[e] contre toute forme de représailles;
  • Agir de manière équitable, impartiale et objective.

5.            Mécanismes de déclaration

Toute personne peut signaler une situation en remplissant le Formulaire de déclaration en annexe et en le transmettant :

  • À son [sa] supérieur[e] immédiat[e];
  • Au service des ressources humaines;
  • Au responsable de l’éthique ou de la conformité.

6.            Contenu d’une déclaration

Le [la] déclarant[e] est invité[e] à fournir :

  • Une description claire et factuelle des événements;
  • Les dates, lieux et circonstances;
  • L’identité des personnes impliquées (si connue);
  • Tout élément de preuve disponible;
  • Les impacts observés ou appréhendés.

7.            Traitement des déclarations

Le processus comprend :

Réception et analyse préliminaire

    • Vérification de la recevabilité de la plainte.
    • Évaluation du niveau de risque.

Enquête

    • Désignation d’une personne ou d’un comité responsable (interne ou externe, selon la situation).
    • Collecte d’informations et entrevues.
    • Analyse des faits.

Conclusion

    • Rédaction d’un rapport.
    • Recommandations et plan d’action.

8.            Mesures correctives

Selon les conclusions, l’entreprise peut :

  • Imposer des mesures disciplinaires;
  • Modifier ses pratiques internes;
  • Offrir de la formation ou de la sensibilisation;
  • Signaler la situation aux autorités compétentes.

9.            Confidentialité

Toutes les informations reçues seront traitées de manière confidentielle, sauf lorsque la divulgation est nécessaire pour mener une enquête ou si exigée par la loi.

10.       Protection contre les représailles

Aucunes représailles ne seront tolérées envers une personne ayant effectué un signalement de bonne foi.

Toute personne exerçant des représailles s’expose à des mesures disciplinaires pouvant aller jusqu’au congédiement.

11.       Responsabilités

Employé[e]s :

    • Signaler toute situation préoccupante.
    • Collaborer aux enquêtes.

Gestionnaires :

    • Favoriser un climat de confiance.
    • Transmettre les signalements aux instances appropriées.

Responsable désigné[e] :

    • Assurer la gestion des signalements.
    • Veiller au respect de la politique.

12.       Diffusion

La politique est communiquée à l’ensemble du personnel et accessible en tout temps par les outils internes de l’entreprise.

 

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